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Humboldt-Universität zu Berlin - Technische Abteilung

Beschaffungsleitfaden

Beschaffungsverfahren an der HU

Hinweise zum Beschaffungsverfahren an der Humboldt-Universität zu Berlin bei Beschaffungen aus Haushalts-, Investitions- und Drittmitteln
(ausschließlich für Beschaffungen im Bereich von Lieferleistungen).

Dienstleistungen werden grundsätzlich unter Einhaltung des Vergaberechts durch die dezentralen Nutzer selbst beschafft. Informationen zu den einzelen Vergabeverfahren erhalten Sie unter dem Button "Ablauf Vergabeverfahren".

 

 

  1. Geräte/Lieferleistungen bis zu einem voraussichtlichen Wert von 500 Euro je Beschaffungsvorgang (ohne Umsatzsteuer) können unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit von den mittelbewirtschaftenden Stellen ohne ein Vergabeverfahren selbst beschafft werden (Direktkauf). Für die Dokumentation der Beschaffung siehe auch unter dem Button
    "Ablauf Vergabeverfahren".
     
  2. Ab 500 Euro ist die Beschaffungsmaßname unter Einbeziehung des Referats Beschaffung zwingend erforderlich. Den Antrag auf Beschaffung senden Sie in Form einer HU-Anforderung über die/den  zuständige/n Haushaltsverantwortliche/n in einfacher Ausfertigung per Fax an das Referat Beschaffung. Diese muss folgende Daten enthalten:

 

  • Jahr, Datum, fachlich zuständig, zeichnungsberechtigt mit Unterschrift, Kapitel, Titel, OKZ, Kostenart, geschätzte Beschaffungssumme (keine Endsummen von Angeboten) sowie Spezifikation des zu beschaffenden Gegenstandes. Als Anlage muss (wenn erforderlich) eine ausführliche produktneutrale Leistungsbeschreibung angefügt sein.

  • Bei Finanzierung aus Haushaltsmitteln ist die Bestätigung der Mittel durch den  jeweiligen Haushaltsverantwortlichen zwingend erforderlich.

  • Für dezentrale Drittmittel sind die HU-Anforderungen außer vom Projektleiter zusätzlich vom zuständigen Haushaltssachbearbeiter des Instituts abzuzeichnen.    

  • Bei Finanzierung aus zentral verwalteten Drittmitteln sind die HU-Anforderungen zur Mittelbestätigung an die Forschungsabteilung einzureichen. Diese leitet die Anforderungen an das Referat Beschaffung weiter.

 

Der HU Anforderung ist eine ausführliche Leistungsbeschreibung sowie ab einer Summe von 800 Euro ein Inventarstammblatt beizufügen.


Nach Eingang der Anforderung im Referat Beschaffung wird auf Grundlage der VOL/A (Vergabeordnung für Dienst- und Lieferleistungen) sowie weiteren Ausführungsbestimmungen über die Art des Vergabeverfahrens entschieden und die Ware aufgrund der vorliegenden Leistungsbeschreibung bzw. technischen Spezifikation im zurge eines Wettbewerbs beschafft. Die dazu geführte Dokumentation dient dabei als revisionssicherer Nachweis des durchgeführten Vergabeverfahrens.

Liegen Ausnahmetatbestände nach § 3 VOL/A vor, die ein Abweichen vom Grundsatz der öffentlichen Ausschreibung rechtfertigen, sind diese als Anlage der HU-Anforderung beizulegen und ausführlich zu begründen.

Die technische Spezifikation sowie die Recherche zur Ermittlung des Bieterkreises ist dabei ausführlich zu begründen und beizulegen. Nach Prüfung der Ausnahmetatbestände entscheidet die Vergabestelle abschließend über das einzuleitende Vergabeverfahren. Ergeben sich aus den eingereichten Unterlagen der Besteller Fragen, setzt sich die zuständige Bearbeiterin der Beschaffungsstelle mit dem angegebenen fachlich zuständigen Nutzer in Verbindung.

Bereits eingeholte Angebote können nur berücksichtigt werden, wenn diese auf Grundlage einer einheitlich vorgegebenen Leistungsbeschreibung eingeholt worden sind und die Verfahrensvorschriften bezüglich der Angebotseröffnung eingehalten worden sind. Dazu muss eine entsprechende Dokumentation vorliegen. Andernfalls sind die Angebote für die Beschaffungsstelle nur als Informationsgrundlage verwertbar.

Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass es bedingt durch die einzuhaltenden Vergabeverfahren zu Beschaffungszeiten von mehrern Monaten kommen kann. Bitte leiten Sie deshalb das Verfahren zum frühstmöglichen Zeitpunkt ein, indem Sie die HU-Anforderung an das Referat Beschaffung übermitteln bzw. mit uns Verbindung aufnehmen.

Bei Beschaffungen aus investiven Haushaltstiteln oder Drittmitteln wird dringend empfohlen, sich im Vorfeld der Beschaffungsmaßnahmen zu Fragen der Vergabe mit Frau Domke, Leiterin Vergabestelle, Tel: 99885 oder per email: ilona.domke@uv.hu-berlin.de in Verbindung zu setzen.

Als Beschaffungsstelle sind wir bemüht, Sie von Verwaltungsaufwand zu befreien und Ihre Bestellungen schnellstmöglich zu realisieren. Die Umsetzung dieser Zielstellung hängt aber wesentlich von der Einhaltung zuvor aufgeführter Verfahrensweise ab. Aus diesem Grund möchten wir Sie bitten, die oben aufgeführte Verfahrensweise einzuhalten.